Backup Office 365 Cloud: Guida Completa alla Scelta della Soluzione Ideale

Office 365 cloud, oggi Microsoft 365, non ha bisogno di presentazioni essendo usata da milioni di utenti in tutto il mondo.

Il suo ruolo centrale nel contesto della produttività aziendale fa sì che nei molteplici applicativi di Microsoft 365 (Outlook, Word, SharePoint, OneDrive) transitino i dati più importanti dell’azienda, che vanno tutelati non solo in chiave di accessibilità, ma anche di integrità. Per questo, il tema del backup Microsoft 365 cloud è sempre di grande attualità.

Perché è essenziale un Backup Cloud per Office 365

Molte aziende ritengono che i dati presenti in Microsoft 365 siano già completamente protetti, grazie alle funzionalità native della piattaforma. Tuttavia, Microsoft adotta un modello di responsabilità condivisa, secondo cui garantisce la disponibilità dell’infrastruttura, ma la protezione e il ripristino dei dati restano in capo all’utente.

Le funzionalità di retention e recovery integrate in Office 365 (come il Cestino, la retention temporanea delle e-mail o il versioning dei documenti) non sono pensate per rispondere a esigenze di backup completo, né offrono reali garanzie in caso di:

• Cancellazioni accidentali o malevole
• Attacchi ransomware o malware
• Errori di sincronizzazione
  
• Esigenze di ripristino granulare e su lungo periodo

Senza un backup cloud dedicato, il rischio di perdita irreversibile di dati critici è reale. Inoltre, molte normative (come il GDPR) richiedono che le aziende siano in grado di recuperare informazioni in tempi certi.

Un backup esterno e indipendente per Microsoft 365 offre maggiore controllo, sicurezza e continuità operativa, garantendo all’azienda la possibilità di ripristinare in modo rapido e preciso qualsiasi dato, in qualsiasi momento. In un contesto sempre più esposto a minacce e interruzioni, il backup cloud è un elemento imprescindibile per la resilienza digitale.

Opzioni di Backup Cloud per Office 365: Quali Scegliere

L’adozione di Microsoft 365 ha trasformato il modo in cui le aziende lavorano, aumentando la produttività e la collaborazione tra i team. Il merito va non solo all’evoluzione costante delle funzionalità, ma anche all’infrastruttura cloud sottostante, che abilita funzionalità di teamwork avanzate, di lavoro da remoto e offre una resilienza nativa di alto profilo.

Tuttavia, la resilienza dell’infrastruttura cloud non protegge l’azienda da rischi per la continuità del business e per l’integrità dei dati. L’azienda può cadere vittima di un ransomware, di attacchi basati su schemi di social engineering oppure più semplicemente qualcuno può cancellare inavvertitamente o in modo doloso dati aziendali, magari importantissimi.

Le aziende che desiderano proteggere i propri dati di Microsoft 365 hanno fortunatamente a disposizione diverse opzioni di backup, la cui scelta dipende da vari fattori come le dimensioni e le esigenze aziendali, il budget e le preferenze in termini di controllo e flessibilità.

Per prima cosa, esistono due macrocategorie di backup.

• Backup cloud-to-cloud

  In questo caso, i dati delle applicazioni di Microsoft 365 vengono replicati in un’altra infrastruttura cloud  attraverso servizi il più delle volte automatizzati. Il modello più in voga al momento è il BaaS, o Backup as-a-service, abilitato da specifiche piattaforme di mercato. Il vantaggio, oltre all’automazione e alla resilienza del cloud, è il modello di pricing per-use: azienda paga unicamente per lo spazio utilizzato.

• Backup on-premise

  Qui, i dati della piattaforma Office 365 Cloud vengono duplicati e memorizzati in un’infrastruttura locale, per il massimo livello di controllo. Ciò permette alle aziende di preservare gli investimenti infrastrutturali già effettuati, ma richiede anche competenze e un monitoraggio costante.

La bipartizione di cui sopra non esclude fattispecie ibride, in cui i dati critici vengono solitamente custoditi in locale per la massima protezione, e quelli non-core si avvalgono invece di un servizio cloud.

Indipendentemente dalla soluzione scelta, è fondamentale pianificare attentamente il processo di backup, che include:

1. l'identificazione dei dati da sottoporre a backup;
2. la suddivisione dei dati in diverse categorie a seconda della loro criticità e della normativa cui l’azienda è soggetta;
3. la definizione del budget;
4. la scelta di parametri tecnici fondamentali come RPO (Recovery Point Objective) e RTO (Recovery Time Objective), nonché del metodo e della soluzione dedicata;
5. a seguito dell’esecuzione del backup, è fondamentale monitorare costantemente la buona riuscita delle operazioni, non trascurando mai gli alert della piattaforma scelta.

Guida alla Scelta della Soluzione di Backup Cloud per Office 365

Realizzata la necessità di adottare una soluzione di backup per Microsoft 365 , bisogna scegliere quella più adeguata alle proprie esigenze, cosa che può risultare non molto agevole considerando la molteplicità di opzioni disponibili sul mercato.

Iniziamo dicendo che esistono due categorie principali di soluzioni di backup:

• Backup Microsoft 365
  

  Microsoft ha sviluppato una soluzione di backup nativa, attualmente in fase di anteprima pubblica, che si integra direttamente con l'ecosistema Microsoft 365. Questa soluzione offre potenziali vantaggi in termini di semplicità d'uso e integrazione e si appoggia alla piattaforma Microsoft Azure.

• Soluzioni di terze parti

  Data la diffusione di Microsoft 365, esistono numerose piattaforme di mercato che permettono di realizzare soluzioni BaaS, di replica in locale, in cloud o ibride. Ognuna si basa su una certa infrastruttura, ha le sue capacità di gestione e di data protection, supporta più policy e livelli di backup, offre un certo grado di automazione, di performance e di flessibilità, anche a livello di data retention.

La scelta, non solo tra i due blocchi ma anche tra le opzioni di terze parti, dipende soprattutto dall’allineamento della soluzione con la strategia di backup definita dall’azienda.

La valutazione va effettuata non solo a livello tecnologico (si consideri, per esempio, il tema dell’encrypting dei dati), ma anche di data compliance rispetto a molteplici normative e di versatilità, ovvero di capacità di adeguarsi al modello infrastrutturale scelto dell’azienda, che sempre più spesso si orienta verso l’hybrid multicloud.

Tra i fattori che possono orientare una buona scelta, vanno presi in considerazione anche:

• la diversificazione del repository di backup, che magari può essere più saggiamente collocato in una piattaforma differente da quella Microsoft;
• la semplicità di utilizzo e gestione, non tutte le aziende hanno personale IT o database administrator in casa;
• la possibilità di appoggiarsi a service provider, proteggendo i propri dati Microsoft 365 con un servizio gestito
• la sovranità dei dati
• protezione dati, meglio se con immutabilità
• la gestione dei costi, in questo caso è consigliabile valutare opzioni a costo certo e prefissato, rispetto a quelle a consumo che possono avere anche una dinamica non prevedibile e presentare sorprese.

Criteri per la scelta della soluzione di Backup Cloud

Scegliere la soluzione di backup cloud per Office 365 più adatta richiede un’attenta valutazione delle esigenze aziendali. Non tutte le piattaforme offrono lo stesso livello di protezione, flessibilità e integrazione. Ecco i principali criteri da considerare:

• Scalabilità: la soluzione deve essere in grado di crescere con l’organizzazione, adattandosi a nuovi utenti e carichi di lavoro.
• Facilità di gestione: interfacce intuitive, automazione dei backup e capacità di ripristino granulare riducono il carico operativo sul team IT.
• Compliance normativa: è essenziale che il backup sia conforme a standard come GDPR, ISO 27001 o NIS 2, e che permetta la localizzazione dei dati in base alla residenza legale.
• SLA e tempi di ripristino: valutare i livelli di servizio garantiti per quanto riguarda disponibilità, integrità e velocità di recupero dei dati.
• Compatibilità e integrazione: una buona soluzione deve coprire tutte le app M365 (Exchange, SharePoint, Teams, OneDrive) e integrarsi facilmente con ambienti ibridi o multicloud.

Una scelta consapevole assicura non solo la protezione dei dati, ma anche la continuità operativa e la tranquillità a lungo termine.

Confronto tra Soluzioni di Backup Cloud per Office 365

Numerose soluzioni di backup cloud per Microsoft 365 sono disponibili sul mercato. Ecco un confronto tra alcune delle principali:

• Veeam Backup for Microsoft 365
  Offre backup completo e granulare per tutte le app M365, con possibilità di archiviazione su AWS, Azure e storage on-premise. Ottima reputazione per affidabilità e velocità di ripristino.
• Acronis Cyber Protect
  Combina backup, anti-malware e protezione dei dati. Adatto a realtà che cercano un approccio unificato alla sicurezza e alla continuità.
• Druva inSync
  Soluzione SaaS nativa nel cloud, con focus su automazione, compliance e visibilità centralizzata. Ideale per ambienti distribuiti e regolamentati.
• Spanning by Kaseya
  Backup automatico giornaliero, ripristino rapido e interfaccia user-friendly. Molto usato nelle PMI grazie alla semplicità e al buon rapporto qualità/prezzo.

La scelta dipende da priorità diverse: performance, budget, funzionalità avanzate o semplicità operativa. Una tabella comparativa potrebbe aiutare a definire lo scenario migliore.